Les societats limitades tenen una sèrie d’obligacions mercantils que han de complir anualment per assegurar la transparència i legalitat en la seva gestió. Entre aquestes obligacions destaquen especialment la legalització dels llibres mercantils i la formulació, aprovació i dipòsit dels comptes anuals.
A continuació, desgranem quines són aquestes obligacions, com complir-les correctament i quins terminis has de tenir presents per evitar possibles sancions.
Obligacions mercantils principals per a les societats limitades
Les societats limitades estan obligades a portar una comptabilitat ordenada, adequada i completa, segons estableix la normativa mercantil. En concret, han de gestionar diversos llibres obligatoris:
Llibres comptables i mercantils obligatoris:
- Llibre Diari: on s’han de registrar, dia a dia, totes les operacions econòmiques relacionades amb l’activitat empresarial.
- Llibre d’Inventari i Comptes Anuals: inclou el balanç inicial, els balanços trimestrals de comprovació i el tancament anual amb les comptes anuals.
- Llibre d’Actes: on consten els acords de les juntes generals i especials, així com altres reunions dels òrgans col·legiats.
- Llibre de Socis: on es registren els socis propietaris de les participacions socials.
- Llibre de Contractes: obligatori únicament per a societats limitades unipersonals, per registrar acords amb l’únic soci.
Aquests llibres han de ser presentats al Registre Mercantil en format electrònic, dins dels quatre mesos següents al tancament de l’exercici. Per exemple, per a exercicis tancats el 31 de desembre, la legalització s’ha de fer entre el 2 de gener i el 30 d’abril de l’any següent.
Comptes anuals: definició i documents obligatoris
Els comptes anuals reflecteixen la situació econòmica, patrimonial i financera d’una societat al final d’un exercici comptable. Aquestes han de ser dipositades anualment al Registre Mercantil corresponent al domicili social de l’empresa, demostrant transparència i compliment legal davant socis i tercers interessats.
Els comptes anuals es composen dels següents documents:
- Balanç de situació: indica la situació financera de l’empresa en un moment concret, detallant actius, passius i patrimoni net.
- Compte de pèrdues i guanys: resumeix els ingressos i despeses, mostrant els beneficis o pèrdues durant l’exercici.
- Estat de canvis en el patrimoni net (ECPN): reflecteix qualsevol modificació en el patrimoni net derivada d’operacions com distribucions de dividends o ampliacions de capital.
- Estat de fluxos d’efectiu (EFE): mostra els moviments de liquiditat i efectiu dins l’empresa durant l’any.
- Memòria: completa les comptes anuals i proporciona explicacions addicionals sobre la situació financera i patrimonial de l’empresa.
En determinats casos, s’hauran d’incloure també:
- Informe de gestió, redactat pels administradors.
- Informe d’auditoria, obligatori quan se superin dos dels següents límits durant dos exercicis consecutius:
- Actiu superior a 2.850.000 euros.
- Xifra de negoci superior a 5.700.000 euros.
- Més de 50 treballadors de mitjana anual.
- Informe de moviments d’autocartera i la Pàgina d’impacte mediambiental, obligatoris segons determinats criteris legals.
Terminis clau per a les comptes anuals
Els terminis generals per a empreses amb exercici comptable coincident amb l’any natural són:
- Formulació: els administradors han de formular les comptes abans del 31 de març següent al tancament.
- Aprovació: la Junta General ha d’aprovar-les abans del 30 de juny.
- Dipòsit: s’han de dipositar al Registre Mercantil fins al 30 de juliol.
No presentar les comptes anuals dins del termini pot implicar multes entre 1.200 € i 60.000 €, segons la mida de la societat. Presentar-les fora de termini, però abans que s’iniciï un procediment sancionador, pot reduir la sanció a la meitat i al seu grau mínim.
La importància de complir correctament amb aquestes obligacions
Complir amb aquestes obligacions mercantils no només evita sancions, sinó que contribueix a millorar la imatge pública de la societat, facilita l’accés al finançament i permet prendre decisions empresarials més encertades gràcies a una anàlisi detallada de l’activitat.
